Obligation pour un employeur de déclarer un poste vacant

Un employeur, cherche à pourvoir un poste vacant pour renforcer son équipe. Il souhaite superviser par lui-même l’embauche.

LA QUESTION

Est-ce une obligation pour l'employeur de déclarer le poste vacant ? Peut-il personnellement superviser le processus de recrutement ?

BASE LÉGALE

Code du travail : Article 622 – 4

EN THÉORIE

Tout employeur légalement établi au Luxembourg est tenu de signaler toute vacance de poste à l'Agence pour le développement de l'emploi (ADEM).

De même, tout employeur désirant gérer le processus de recrutement pour un poste vacant dans son entreprise doit faire une demande à l'ADEM pour obtenir un certificat à cet effet.

EN PRATIQUE

1. Déclaration de poste vacant

Lorsqu'un employeur à un poste vacant à pourvoir au sein de son entreprise, il doit suivre un processus précis pour s’assurer que tout soit fait conformément à la loi.

La première étape consiste à déclarer le poste vacant à l'Agence pour le développement de l'emploi, ce qui peut être effectué en ligne via MyGuichet ou en remplissant un formulaire disponible sur le site internet de l’Agence pour le développement de l’emploi.

L'employeur devra inclure dans cette déclaration quatre informations. Premièrement, il doit mentionner son identité. Ensuite, il doit fournir une description détaillée du poste vacant, mettant en lumière les responsabilités associées. La troisième information à inclure concerne les compétences requises, le niveau de formation, les qualifications, les compétences linguistiques et l'expérience professionnelle nécessaires pour occuper le poste. Enfin, l’employeur doit préciser les conditions de travail offertes pour le poste, telles que le salaire, les avantages sociaux et les horaires de travail.

Il est important de souligner que les déclarations de postes vacants sont considérées comme des offres d'emploi.

L’employeur qui ne respecte pas une première fois les obligations de déclaration d'un poste vacant ou fournit de fausses informations lors de ladite déclaration, ou encore refuse de considérer cette déclaration comme une offre d'emploi, peut être passible d'une amende allant de 251 à 2 500 euros. En cas de répétition, l'amende peut être augmentée, allant de 251 à 6 250 euros.

Une fois déclarées, toutes les offres d’emplois sont rendues publiques sur le JobBoard de l'ADEM. Les employeurs ont alors le choix entre deux modes de diffusion pour leurs annonces :

• Le premier mode restreint : ne divulgue pas le nom de l'entreprise et limite la visibilité de l'annonce aux demandeurs d'emploi inscrits à l’ADEM, la présélection des candidats est assurée par cette dernière.
• Le deuxième mode public : permet la publication du nom et des coordonnées de l'entreprise, rend l'annonce accessible à tous les demandeurs d'emploi, qu'ils soient inscrits ou non à l’ADEM. Celle-ci ne prévoit pas de présélection des candidats.

2. Certificat pour superviser le processus de recrutement

Lorsqu'un employeur désire assurer lui-même la supervision du processus de recrutement, il est requis qu'il sollicite un certificat auprès du directeur de l’Agence pour le développement de l’emploi.

Ce certificat attestera de son autorisation à sélectionner le candidat adéquat pour le poste, qu'il soit résident, non-résident, européen ou ressortissant d'un pays tiers, pour autant qu'il possède les compétences nécessaires pour le poste. La demande de ce certificat doit être soumise par l’employeur avant la date limite de l'offre d'emploi spécifiée dans la déclaration de poste vacant.

Après envoie de la demande de certificat par l’employeur et la réception par l’Agence pour le développement de l’emploi, cette dernière vérifie si le poste vacant correspond à l'un des métiers en pénurie au Luxembourg. Si tel est le cas, le certificat est délivré à l'employeur dans un délai de cinq jours ouvrables.

Cependant si le poste ne correspond pas à un métier en pénurie, alors l’ADEM procède à une évaluation pendant sept jours ouvrables pour rechercher des candidats qui répondent aux critères requis pour le poste vacant. Si aucun candidat approprié n'est identifié durant cette période, le certificat est délivré à l'employeur dans un délai de cinq jours ouvrables.

Néanmoins, si un ou plusieurs candidats répondent aux critères établis par l’employeur pour le poste vacant, l’Agence pour le développement de l’emploi les présentera à l'employeur pour une durée de quinze jours ouvrables.

Dans le délai d'un mois suivant la proposition des candidats, l'employeur doit fournir un retour détaillé sur chaque candidat, en cas de rejet. Ce retour doit être étayé par une justification précise, établissant une comparaison entre le profil du candidat et la description du poste.

Si l'Agence pour le développement de l'emploi estime que la justification fournie par l'employeur pour le rejet du ou des candidats n'est pas suffisante, la demande de certificat peut être refusée.

En revanche, si l'ADEM considère que le rejet est justifié et que l'employeur a respecté ses obligations, le certificat est délivré dans un délai de dix jours ouvrables.

Par conséquent, il est à noter que l'obtention de ce certificat n'est pas systématique. Il existe trois méthodes pour l'obtenir :

• Si le poste vacant est un emploi en pénurie au Luxembourg ;
• SI le poste vacant n’est pas un emploi en pénurie au Luxembourg mais l'ADEM ne parvient pas à trouver des candidats répondant aux critères du poste ;
• Si le poste vacant n’est pas un emploi en pénurie au Luxembourg, que l'ADEM propose un oudes candidats et que l'employeur refuse en fournissant une justification qui satisfait l’ADEM.

Il est important de souligner que si le directeur de l’ADEM constate qu'un employeur a introduit un critère de sélection non essentiel pour le poste ou a ajouté des critères qui ne correspondent pas aux besoins réels du secteur d'activité, il peut rejeter la demande de certificat à tout moment de la procédure.

CONCLUSION

En conclusion, il est crucial de dissiper le mythe selon lequel les employeurs peuvent recruter librement pour un poste vacant sans le déclarer à l'Agence pour le développement de l'emploi (ADEM).

Conformément à l'article 622-4 du code du travail, chaque poste vacant doit être déclaré à l'ADEM.

De même, si l'employeur souhaite prendre en charge le processus de recrutement lui-même, il doit obtenir un certificat préalable du directeur de l'ADEM. Il est important de souligner que l'obtention de ce certificat n'est pas automatique et est soumise à certaines conditions spécifiques.

En résumé, les décisions d'embauche doivent être fondées sur des critères légaux et justifiables, et non arbitraires.